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Notre charte .

Charte de l’association

Note
L’association a complété le processus d’enregistrement d’une raison sociale en tant qu’organisme à but non lucratif auprès du Registraire des entreprises du Québec.

L’association est composée de quatre entités:

  1. Les membres sont résidents saisonnier ou permanent d’une adresse civique riveraine ou ayant un accès notarié aux lacs Charlebois et/ou Des Sommets et qui adhèrent à l’association moyennant une cotisation annuelle. Une carte de membre sera émise par adresse, donnant droit à deux (2) droits de vote.
  2. Les administrateurs: leur nombre cible est 11 mais pas moins de 7. Ceux-ci forment le conseil d’administration et sont nommés par les membres en assemblée générale une fois l’an pour un mandat de 2 ans: la moitié les années impaires, l’autre moitié les années paires. Le conseil d’administration se réunit normalement une fois par mois.
  3. Les comités sont formés par le conseil d’administration et sont sous la gouverne d’un membre de l’association. Ces comités peuvent être pour une durée variant selon la nature du projet.
  4. L’exécutif est formé par 4 administrateurs du conseil d’administration: président(e), vice-président(e), trésorier(ère) et du secrétaire. Les administrateurs sont élus dans ces rôles par le conseil d’administration.

Règlements de l’association

1.Mission : L’Association a pour but de protéger la qualité de l’eau des rives et des bassins versants des lacs Charlebois et Des Sommets de Ste-Marguerite-du-lac-Masson.

2. Siège social : Le siège social de l’Association est à Ste-Marguerite-du-lac-Masson. L’adresse postale est 57, Rue du Lac Charlebois, Ste-Marguerite-du-lac-Masson, Québec, J0T 1L0.

3. Membre : Toute personne propriétaire ou résidant au lac Charlebois et Des Sommets et acceptant la mission de l’Association peut en devenir membre. Toutefois, il n’y aura qu’une carte de membre émise par adresse.

4. Cotisation : Tous les membres doivent payer une cotisation annuelle déterminée par l’assemblée générale.

5. Droit de vote : Tout membre de 18 ans et plus, ayant payé sa cotisation annuelle a droit à deux votes. Tout nouveau membre s’inscrivant à l’Association après le 1er janvier aura son abonnement automatiquement renouvelé l’année suivante sans frais supplémentaires.

6. Assemblée générale :

6.1. Annuelle : Une assemblée générale annuelle des membres doit avoir lieu à l’endroit et à l’heure déterminés par le conseil d’administration.

6.2. Spéciale : Une assemblée générale spéciale peut être convoquée, soit par le président, le conseil d’administration ou par une requête d’au moins 10 membres ayant droit de vote. L’avis de convocation de l’assemblée générale spéciale doit être accompagné d’un ordre du jour et aucun autre sujet ne pourra y être ajouté.

6.3. Convocation : Avis écrit de toute assemblée générale doit être donné au moins 10 jours francs avant la tenue de l` assemblée aux membres mentionnant la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour.

6.4. Quorum : À toute assemblée générale, 20 membres ayant droit de vote forment le quorum.

6.5. Ordre du jour de l’assemblée générale annuelle : L’ordre du jour comprend

6.5.1. Adoption de l’ordre du jour

6.5.2. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente

6.5.3. Adoption du rapport financier

6.5.4. Rapport du président

6.5.5. Points spécifiques

6.5.6. Varia

6.5.7. Nomination d’un président d’élections et de 2 scrutateurs

6.5.8. Élection des administrateurs

6.5.9. Présentation du comité exécutif

6.6. Vote : Tout vote est pris à main levée par les membres présents ayant droit de vote, sauf pour l’éléction des administrateurs, qui se déroule par un scrutin secret. L’assemblée générale peut par vote majoritaire demander un scrutin secret. En cas d’égalité des voix, le président peut exercer un votre prépondérant. Toute décision doit être adoptée à majorité.

6.7. Procès-verbal : Le procès verbal de l’assemblée générale annuelle doit être consigné au livre et copie envoyée à tous les membres au plus tard avec la convocation de la prochaine assemblée annuelle.

7. Conseil d’administration : Le conseil d’administration se compose de 7 à 11 membres ayant droit de vote dont la moitié est sujet à réélection les années impaires et l’autre moitié les années paires lors de l’assemblée générale annuelle. Tout administrateur sortant est rééligible. Il ne peut y avoir deux membres du CA provenant de la même adresse.

7.1. Mandat : Le conseil d’administration est mandaté pour administrer les affaires de l’Association. Il doit se conformer aux décisions de l’assemblée générale.

7.2. Convocation : Un avis de convocation indiquant l’endroit, l’heure de la réunion, l’ordre du jour doit être donné aux membres du conseil d’administration au moins 5 jours ouvrables avant la réunion. Les convocations peuvent se faire par poste, télécopieur, courrier électronique ou téléphone. Les réunions du conseil sont convoquées par le secrétaire à la demande du président ou de 3 membres du conseil d’administration.

7.3. Quorum : Le quorum est établi à la moitié des membres du conseil plus 1. S’il n’y a pas quorum, on peut tenir la rencontre quand même et les propositions devront être approuvées par la majorité des membres du conseil par la poste, télécopieur ou courriel.

7.4. Présidence : Le président dirige les réunions. En cas d’incapacité, la présidence est assumée par le vice-président.

7.5. Droit de vote : Tous les membres du conseil d’administration ont droit de vote. Les décisions sont prises à majorité simple des membres présents. Un procès-verbal de chaque réunion sera envoyé au membre du conseil dans un délai de 4 semaines

7.6. Fréquence des réunions : Le conseil d’administration devra se réunir au moins 2 fois par année.

7.7. Sous-comités : Le conseil d’administration peut former des sous-comités pour se faire aviser sur des points précis. Le responsable de chaque sous-comité fera rapport au conseil d’administration.

7.8. Vacances : Le conseil d’administration peut combler les postes vacants au conseil. Un administrateur qui s’absente à trois réunions consécutives du conseil, sans motifs valables, peut être remplacé pour la durée du terme à compléter.

7.9. Destitution : Le conseil d’administration a le pouvoir de destituer de ses fonctions tout membre du comité exécutif s’il ne se conforme pas aux décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale ou agit à l’encontre de la mission.

8. Comité exécutif : Le comité exécutif se compose de 4 membres choisis parmi les administrateurs et nommés annuellement par le conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle. Pour être valides, les décisions du comité exécutif doivent être approuvées par le conseil d’administration.

8.1. Président : Le président exerce une surveillance générale sur toutes les affaires de l’Association. Il préside toutes les assemblées générales, le conseil d’administration et le comité exécutif. Le président sortant peut faire partie du conseil d’administration.

8.2. Vice-président : Le vice-président assiste le président. En l’absence du président, il exerce tous les pouvoirs conférés au président.

8.3. Secrétaire : Il assiste aux assemblées générales, conseils d’administration et du comité exécutif. Il rédige et transcrit au livre des minutes les procès-verbaux de ces assemblées. Il est responsable de l’émission de tout avis, rapport, certificat ou document exigés par les règlements. Il est responsable de la garde des livres, archives, titres et documents appartenant à l’Association et doit en aviser le comité exécutif.

8.4. Trésorier : Il est responsable du bilan et du rapport financier à soumettre à l’assemblée générale annuelle. Il est responsable des argents et fait les dépôts à la banque.

8.5. Signatures : Les administrateurs autorisés à signer les chèques et autres effets bancaires sont: le trésorier (obligatoirement), le président et deux administrateurs désignés par le conseil d’administration. Deux signatures sont obligatoires. Tout autre document est signé par le président.

8.6. Incapacité : En cas d’incapacité, le vice-président peut agir en lieu et place du président.

8.7. Quorum : Le quorum du comité exécutif est de trois membres dont le président ou le vice-président.

9. Exercice financier : L’exercice financier commence le 1er juillet et se termine au 30 juin suivant.

10. Frais d’administration : Aucun membre du conseil d’administration ne reçoit de rémunération. Toutes dépenses encourues dans le cours normal des affaires de l’Association pourront être remboursées après l’approbation du conseil d’administration sur présentation de la facture.

11. Amendements : Tout amendement aux statuts et règlements doit être proposé par écrit par le conseil d’administration et approuvé par le vote d’au moins les deux tiers des membres présents ayant droit de vote lors d’une assemblée générale.

12. Dissolution : L’Association peut être dissoute par un vote des deux tiers des membres présents ayant droit de vote lors d’une assemblée générale spéciale à cet effet. En cas de dissolution, tous les avoirs qui resteront à l’Association seront distribués à un ou des organismes ayant des buts semblables à ceux de l’Association.

Ce article est également disponible en English.

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